YOGYAKARTA – Kantor Wilayah Kementerian Hukum (Kemenkum) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) secara resmi telah melaksanakan pemusnahan arsip dinamis yang telah habis masa retensinya. Sebanyak 9.119 dokumen arsip, baik fasilitatif maupun substantif, dimusnahkan dalam kegiatan yang berlangsung di Aula Kanwil setempat pada Selasa (16/9/2025).
Kepala Kanwil Kemenkum DIY, Agung Rektono Seto, dalam sambutannya menegaskan bahwa pemusnahan arsip bukanlah kegiatan yang sembarangan, melainkan puncak dari proses pengelolaan kearsipan yang tertib dan sesuai peraturan perundang-undangan.
“Kegiatan ini merupakan upaya untuk memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melewati masa penyimpanannya, sesuai dengan ketentuan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” ujar Agung Rektono Seto.
Beliau menjelaskan tiga tujuan utama pemusnahan arsip:
1. Efisiensi dan Efektivitas Kerja: Mengurangi volume arsip yang menumpuk sehingga ruang penyimpanan menjadi lebih efisien.
2. Keamanan Informasi: Mencegah penyalahgunaan informasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Penjagaan Arsip Bernilai Guna: Memastikan hanya arsip yang masih memiliki nilai guna saja yang disimpan.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari persetujuan Sekretaris Jenderal Kemenkum RI Nomor SEK.6-UM.02.02-57 tanggal 21 Agustus 2025. Proses pemusnahan dilakukan dengan metode pencacahan menggunakan mesin penghancur kertas hingga arsip menjadi potongan-potongan kecil yang tidak dapat dikenali lagi, menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi.
Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut telah melalui proses panjang yang dimulai sejak awal tahun, meliputi pembentukan Tim Pengelola Arsip berdasarkan Keputusan Kakanwil, penilaian, seleksi, hingga permohonan persetujuan pemusnahan ke pusat.
Adapun rincian arsip yang dimusnahkan adalah sebagai berikut:
* Divisi Pelayanan Hukum: 1.026 dokumen (Arsip substantif fidusia)
* Divisi Administrasi: 6.093 dokumen (Arsip fasilitatif)
* Divisi Pemasyarakatan: 2.000 dokumen
* Total: 9.119 dokumen
Agung Rektono Seto juga menekankan kaitan erat antara tata kelola kearsipan yang baik (good archives management) dengan terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
“Kearsipan yang baik adalah kunci terwujudnya good governance. Arsip berfungsi sebagai rekam jejak, alat bukti kinerja, dan sumber informasi krusial yang mendukung transparansi, akuntabilitas, serta pengambilan keputusan yang tepat dalam pemerintahan,” pungkasnya.
Kegiatan ini dihadiri secara hybrid oleh perwakilan dari unit pusat Kemenkum RI (Inspektorat Jenderal, Biro Umum, serta Biro Hukum, Komunikasi Publik, dan Kerja Sama) sebagai saksi, perwakilan dari Kanwil Ditjen Pemasyarakatan DIY, serta Kepala Divisi Pelayanan Hukum Evy Setyowati, Kepala Divisi Peraturan Perundang - Undangan dan Pembinaan Hukum Soleh Joko Sutopo, dan Kabag TU dan Umum Yudi Arto.
Kanwil Kemenkum DIY menunjukkan komitmennya dalam menerapkan tertib administrasi dan kearsipan sebagai fondasi pelayanan publik yang akuntabel dan transparan
