Yogyakarta — Sejumlah mahasiswa Program Studi Sarjana Terapan (D4) Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi di Sekolah Vokasi (SV) UGM mengadakan kunjungan studi ke Kantor Wilayah (Kanwil) Kementerian Hukum (Kemenkum) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) pada Kamis, (18/09/2025) Kunjungan ini bertujuan untuk memperdalam ilmu terkait pengelolaan arsip dinamis dan statis.
Dalam Kunjungan tersebut para Mahasiswa disambut oleh Kepala Bagian TU dan Umum Yudi Arto dan tim Arsiparis Kanwil Kemenkum DIY. Dalam sambutannya, Yudi menyambut baik inisiatif mahasiswa UGM. "Kami sangat senang dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan adik-adik mahasiswa. Pengelolaan arsip ini sangat krusial dalam menjaga memori institusi dan memastikan akuntabilitas," ujarnya.
Dalam sesi tersebut tim Arsiparis menjelaskan secara detail bagaimana Kanwil Kemenkum DIY mengelola arsip, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Mahasiswa juga diperlihatkan langsung bagaimana proses pengelolaan arsip.
"Kami belajar banyak tentang bagaimana arsip dikelola secara efektif dan efisien, serta terstruktur," kata salah satu mahasiswa, Bila.
Selain itu, mahasiswa juga diajak melihat langsung ruang penyimpanan arsip statis yang tertata rapi. Mereka mendapatkan penjelasan tentang pentingnya klasifikasi arsip, pembuatan daftar arsip, dan prosedur pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Kunjungan ini juga diisi dengan sesi tanya jawab yang interaktif. Para mahasiswa antusias mengajukan pertanyaan seputar tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip, seperti keterbatasan ruang penyimpanan dan keamanan data. Pihak Kanwil Kemenkum DIY pun menjawab dengan lugas dan memberikan solusi praktis.
Kunjungan studi ini diharapkan dapat memberikan pemahaman komprehensif kepada mahasiswa tentang praktik kearsipan di instansi pemerintah dan menginspirasi mereka untuk lebih peduli terhadap pentingnya dokumentasi dan arsip.
