YOGYAKARTA – Bagi masyarakat yang hendak menggunakan dokumen publik seperti akta kelahiran, ijazah, atau akta notaris di luar negeri, proses pengesahan atau legalisasi menjadi tahap yang krusial. Pengesahan dokumen yang akan digunakan di luar negeri dapat melalui dua jenis layanan, yaitu Apostille dan Legalisasi.
Meski sama-sama bertujuan mengesahkan dokumen, kedua proses ini memiliki perbedaan mendasar dalam prosedur, biaya, dan negara tujuannya. Kantor Wilayah Kementerian Hukum DIY terus mengedukasi masyarakat untuk memahami perbedaan ini agar dapat memilih layanan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan.
Kepala Kanwil Kemenkum DIY Agung Rektono Seto menjelaskan bahwa Apostille adalah bentuk legalisasi yang disederhanakan dan memangkas rantai birokrasi yang Panjang. Apostille hanya memerlukan satu kali verifikasi dan pengesahan oleh Kementerian Hukum sebagai Otoritas yang Berkompeten, dan setelahnya dokumen publik dapat langsung digunakan di negara tujuan yang menjadi anggota Konvensi Apostille.
"Apostille ini juga merupakan legalisasi, namun seperti 'jalan tol'. Kami di Kementerian Hukum diberi wewenang oleh negara untuk menyimpan spesimen tanda tangan pejabat publik. Tugas kami adalah memverifikasi apakah pejabat yang menandatangani dokumen tersebut adalah pejabat yang berwenang pada saat dokumen itu diterbitkan," jelas Agung, Rabu (22/4/2026).
"Jika sudah diverifikasi, dokumen dapat langsung di-Apostille-kan dan siap digunakan di negara tujuan," lanjutnya.
Proses pengajuan Apostille juga semakin mudah, cepat, dan dapat diajukan secara mandiri melalui laman layanan.ahu.go.id dengan biaya Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Rp 150.000 per dokumen. Setelah permohonan diverifikasi dan disetujui, sertifikat Apostille dapat dicetak di loket Kanwil Kemenkum DIY.
Berbeda dengan Apostille, legalisasi konvensional berlaku bagi dokumen publik yang akan digunakan di negara yang tidak menjadi anggota Konvensi Apostille. Proses legalisasi ini lebih panjang dan melibatkan sejumlah Lembaga dengan melalui lima tahapan, yaitu:
1. Verifikasi awal keabsahan spesimen tanda tangan pejabat penandatangan dokumen oleh Kementerian Hukum Republik Indonesia
2. Verifikasi lanjutan oleh Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
3. Verifikasi oleh Kedutaan Besar negara tujuan
4. Meminta persetujuan dari Kementerian Luar Negeri negara tujuan
5. Menyerahkan dokumen publik kepada instansi yang dituju di negara tujuan.
"Proses legalisasi konvensional memang berjenjang karena membutuhkan verifikasi berantai dari setiap otoritas di negara kita dan negara tujuan. Masyarakat harus memahami ini agar bisa mempersiapkan waktu dan dokumen dengan lebih baik," ujarnya.
Meski lebih panjang, permohonan legalisasi di Kementerian Hukum juga telah dimudahkan dengan sistem online melalui layanan.ahu.go.id dengan biaya PNBP sebesar Rp 50.000 per dokumen. Sama seperti Apostille, stiker legalisasi juga dapat dicetak di loket layanan Kanwil Kemenkum DIY.
"Jangan sampai salah memilih layanan. Pastikan apakah negara tujuan Anda termasuk anggota Konvensi Apostille atau bukan. Kami di Kanwil Kemenkum DIY tentu saja siap membantu masyarakat memahami dan mengakses kedua layanan ini dengan mudah," tutur Agung.
